Archiviazione Documentale

Document Management System

Modulo di gestione Archiviazione documentale nativo in Target Cross

I vantaggi di un modulo ``nativo`` e gli aspetti generali

Four DMS è un sistema di gestione e distribuzione documentale integrato con Target Cross che porta efficienza senza stravolgere le procedure aziendali, grazie alle sue funzioni di acquisizione da scanner o da filesystem, permettendo all’azienda di distribuire l’intero patrimonio documentale senza doverlo riscrivere.

DMS Archiviazione documentale

Archiviazione automatica di tutti i documenti generati dalla soluzione ERP, attivabile direttamente in fase di stampa oppure in un qualunque altro momento del processo di produzione del documento

Archiviazione manuale di tutti i tipi di documenti in formato elettronico (CAD, Excel, Word)

Archiviazione di tutti i documenti analogici (fatture passive, contratti, ecc.) previa digitalizzazione attraverso scanner sia con processi manuali che automatici tramite codice a barre, rilevabili da etichette realizzate tramite stampante Dymo

Four DMS implica l’installazione di software specifico per il riconoscimento delle etichette che consenta di rinominare i documenti acquisiti da scanner in base ad uno standard specifico.

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Finalità ed operatività fondamentali

La gestione documentale di Target Cross consente di generare, associare e visualizzare, documenti alle diverse entità logiche del gestionale:

  • Anagrafiche clienti, fornitori, contatti, articoli, …
  • Documenti (o righe documento)

Con le opportune configurazioni è possibile stabilire a quali oggetti gestionali possono essere associati documenti e/o quali oggetti gestionali possono generare reports che verranno poi memorizzati sul documentale.

Più precisamente è possibile:

  • generare documenti PDF e associarli al documentale, utilizzando il nuovo device DMS. Qualsiasi report di Target Cross può essere inviato al documentale.Generare etichette barcode da incollare sui documenti cartacei che saranno suc-cessivamente acquisiti tramite scanner mediante scansione batch.
  • Associare manualmente qualsiasi tipo di file.

I documenti del documentale possono avere attributi (chiavi di ricerca) che vengono compilati automatica-mente in base a quanto definito sulla Classe Documentale di appartenenza.

I documenti possono essere consultati direttamente da Target Cross oppure, nel caso siano destinati ad alimentare un’applicazione esterna, registrata direttamente da quest’ultima.

DMS Archiviazione documentale
DMS Caricamento Archiviazione documentale

La procedura di caricamento documenti da File System può essere eseguita manualmente oppure può essere impostata come attività pianificata.

N.B. in merito alla “cancellazione dei documenti” è utile ricordare che Sul database di Target Cross la cancellazione è un’operazione “logica”, infatti il record non viene eliminato ma contrassegnato come cancellato ed inoltre vengono memorizzate le informazioni di data/ora cancellazione e dell’utente che ha compiuto l’operazione.

Prerequisiti Target Cross e middleware

La libreria di Four DMS è compatibile con:

  • Target Cross Release 5.7.3
    • Le versioni precedenti alla 5.7.3 o superiori sono compatibili, scendendo di versione, fino alla release TC 5.6.1 (versione minima per uso del modulo) previo import di alcune patch.
  • Runtime Omnis Studio 8.1.6 sulle postazioni che utilizzano il Four DMS
  • EasyViewer: Software per riconoscimento etichette EasyViewer
  • Occorre riservare spazio su disco del server per archiviare i dati e gestirne il backup.

Scanner (locale o di rete)

Etichette :

  • Stampante Dymo LabelWriter®450
  • Formato Dymo 36 mm x 89 mm

Target Cross è un prodotto di Cross Software Ltd – Malta, distribuito e sviluppato in Italia da Four Solutions S.r.l. – Modena

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