FattELE e GED

Software integrato per la Conservazione Sostitutiva Digitale

Software integrato per la conservazione sostitutiva digitale sviluppato come modulo completo ed efficiente, pensato per assolvere a tutte le funzioni di digitalizzazione e conservazione della documentazione e della fatturazione aziendale.

Software per la gestione della tesoreria Target Cross Area Finance

Generazione fatture ettroniche, Archiviazione elettronica e Conservazione Sostitutiva Documentale, da un unico Software

Il modulo per l’archiviazione e la conservazione sostitutiva digitale Target Cross permette di seguire in un unico software l’intero processo di archiviazione documentale elettronica, fino alla conservazione a norma (con integrazioni professionali). Attraverso un modulo fatturazione è possibile, inoltre, generare fatture elettroniche, in formato XML, seguendo tutti i passaggi in un unico ambiente di lavoro digitale. L’intero Software è perfettamente integrato con I servizi di GED (la suite di servizi per la conversione dei documenti cartacei in digitale e la loro archiviazione a norma di legge) per la conservazione sostitutiva.

Software integrato per la Conservazione Sostitutiva Digitale: Come Funziona

Il Software integrato per la conservazione sostitutiva digitale di Four Bytes, si sviluppa attraverso il modulo per l’archiviazione elettronica Four DMS sviluppato da Four Bytes.  Un ambiente gestionale caratterizzato da un  insieme di funzioni atte a garantire una risposta risolutiva completa alle necessità di archiviazione e digitalizzazione documentale. Un modulo che consente alle aziende clienti di non modificare le procedure in uso ed un modulo implementato a livello software per seguire ogni fase di gestione documentale, fino alla conservazione sostitutiva

Con il modulo Four DMS (per l’archiviazione elettronica documentale), integrato ad i servizi di GED (per la conservazione sostitutiva), avrete un sistema completo, in grado di automatizzare tutto il ciclo delle fatture, dematerializzando tutti i documenti fiscali ed un archivio sicuro ed accessibile in ogni momento, conforme alle norme di legge sulla conservazione sostitutiva.

L’importanza della Conservazione Sostitutiva

Consapevoli del fatto che una puntuale ed organizzata gestione documentale e della fatturazione elettronica sia fondamentale, per ogni azienda, e noti i rischi a cui si va in contro per mancanze ed inefficienze in tal senso, esiste un secondo aspetto di pari importanza, ovvero la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti (in particolar modo di quelli fiscali). Una mancata o errata gestione di tale procedura comporta gravi rischi per l’azienda, esponendola a pesanti sanzioni fiscali. La semplice archiviazione della documentazione Aziendale non è sufficiente ai fini di legge, i quali esplicitano che questa debba essere conservata secondo precisi criteri e nel caso ci si avvalga di strumenti digitali, attraverso metodi ed applicativi riconosciuti.

Qual'è la Differenza tra Conservazione Sostitutiva e Archiviazione Elettronica?

Qual’è la differenza tra conservazione sostitutiva ed archiviazione elettronica risulta essere la domanda da cui partire per fare chiarezza e comprendere l’importanza che riveste una corretta archiviazione e conservazione documentale,  per un’azienda. Spesso i due termini vengono utilizzati come sinonimi, ma la differenza c’è ed è sostanziale.

Cos'è l'archiviazione elettronica?

L’Archiviazione elettronica è l’attività che permette la memorizzazione di un documento su un supporto digitale. Si tratta di un processo del tutto simile all’archiviazione tradizionale cartacea, da cui differisce solo per la tipologia di supporto. Avvalersi di supporti digitali per l’archiviazione riduce notevolmente il tempo di reperimento di un documento e facilita ogni operazione di accesso alle risorse documentali tra esse collegate. Un risparmio, dunque di tempo e costi. Ricordiamo, poi, che in Italia vige l’obbligo di conservazione digitale delle fatture elettroniche e che, quindi, un’adeguamento all’archiviazione digitale di tutta la documentazione, sia un passo destinato ad essere compiuto in breve tempo dalle aziende del nostro territorio.

Cos'è la conservazione sostitutiva?

A differenza della conservazione cartacea, in ambiente digitale, una corretta conservazione sostitutiva documentale deve basarsi su processi che si servono di soluzioni informatiche al fine di assicurare il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione, a lungo termine.

Un’ulteriore distinzione va fatta poi tra Conservazione Digitale e Conservazione Sostitutiva di documenti cartacei.

Conservazione sostitutiva Digitale

Con conservazione digitale intendiamo tutti i processi che permettono di conservare a norma un documento di natura digitale.

Conservazione sostitutiva di documenti cartacei

La conservazione sostitutiva di documenti cartacei è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale e la sua conservazione a norma. Questo processo richiede l’utilizzo di appositi strumenti per la digitalizzazione e l’autenticazione dei documenti come lo scanner e la firma digitale.

L’importanza della digitalizzazione documentale e della corretta conservazione a norma

L’importanza della conservazione documentale digitale è evidente. Come visto sopra, non parliamo soltanto di una semplice archiviazione di documenti (seppur facilmente reperibili ed ordinati), ma di assicurare che quel documento non sia stato modificato e che sia rimasto integro e fedele rispetto al momento in cui è stato validato. Per assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, in linea con quanto previsto dalla nuova formulazione dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005, così come recentemente modificato dal D.Lgs. n. 217/2017).

Quali documenti si possono conservare?

Oltre all’obbligo di conservazione previsto dalla legge per le fatture elettroniche e le ricevute fiscali, ecco gli altri documenti che è possibile conservare digitalmente a norma di legge: 

 Le Normative sull’archiviazione e la conservazione dei documenti richiedono quindi  l’utilizzo di software e procedure informatiche specifiche per la gestione documentale.

Il modulo di archiviazione documentale Target Cross copre ogni aspetto della gestione documentale, assicurando il pieno e totale rispetto delle procedure richieste alle aziende in termini di legge.

Dall’installazione alla consulenza per una gestione documentale completa e sicura in ogni momento

Contenuto funzionale e gestione

L’offerta consta di:

Software Target Cross:

  • MODULO FATTURAZIONE ELETTRONICA PRIVATI per generare XML
  • CONNETTORE per acquisizione dati da sistemi gestionali

Integrazioni GED e servizi MustWeb:

  • INVIO E RICEZIONE FATTURE con SISTEMA di INTERSCAMBIO
  • INVIO E RICEZIONE NOTIFICHE dal SISTEMA di INTERSCAMBIO
  • ACCESSO WEB alla consultazione
  • Acquisizione PDF
  • ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE a NORMA dei documenti

Attività su ciclo attivo (emissione nostre fatture):

  • CREAZIONE della fattura nel formato XML
  • ACQUISIZIONE del formato XML generato dal gestionale o ERP
  • APPOSIZIONE della firma digitale (del cliente o in nome e per conto)
  • TRASMISSIONE AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO delle fatture elettroniche SDI
  • GESTIONE E PUBBLICAZIONE sul portale delle fatture eì delle notifiche d’esito
  • CONSERVAZIONE A NORMA delle fatture elettroniche e delle notifiche a norma di legge, per 10 anni
Archiviazione Sostitutiva
Archiviazione Sostitutiva

Attività su ciclo passivo (ricezione fatture fornitore):

  • COMUNICAZIONE MASSIVA del CODICE DESTINATARIO ai fornitori o di una PEC dedicata alla raccolta delle fatture fornitore
  • RICEZIONE delle fatture elettroniche passive
  • ESITAZIONE delle fatture elettroniche ricevute (accettazione/rifiuto)
  • GENERAZIONE delle NOTIFICHE XML di accettazione/rifiuto e spedizione via SDI della notifica
  • IMPORTAZIONE delle fatture passive sul SISTEMA GESTIONALE o ERP ai fini della contabilizzazione
  • CONSERVAZIONE A NORMA delle fatture elettroniche per 10 anni

Operativamente, con MUSTWEB cosa avviene?

Affidati a noi, sappiamo come aiutarti

Il nostro Team di professionisti è pronto ad affiancarti e a studiare una soluzione per le tue esigenze aziendali

Perchè investire in fatturazione elettronica

Investire in fatturazione elettronica è investire sull’innovazione, sul futuro e sulla crescita aziendale. 

Con i software ed i moduli verticali di Four Bytes conservare in digitale diventa:

FATTIBILE

Grazie al Formato standard XML

SEMPLICE

Permette di rivedere i propri processi di ciclo attivo e passivo per ridurne la complessità

ECONOMICO

Abbatte i costi stratificatisi nell’organizzazione e nemmeno più percepiti, uscendo dakka convinzione distorta che prima fosse un processo gratuito

Una ricerca effettuate dall’Osservatorio per la Fatturazione Elettronica c/o il Politecnico di Milano evidenzia che il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla Fatturazione elettronica, si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura.

Target Cross è sviluppato e distribuito da Four Solutions s.r.l – Modena

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